Posted by: Phần mềm kế toán thuế - VACOM - HTKK mới nhất | 04/10/2010

Danh sách các công việc cần chuẩn bị trước khi sử dụng Vacom


Việc chuẩn bị cẩn thận trước khi sử dụng Vacom là tối quan trọng. Nó sẽ trợ giúp cho việc khai thác thông tin sau này dễ dàng và hiệu quả, tránh những sửa chữa, làm đi làm lại nhiều lần.

Công việc chuẩn bị liên quan đến 2 khía vấn đề:

  • Hệ thống hoá các thông tin
  • Hệ thống hoá quy trình xử lý thông tin.

Dưới đây là bản liệt kê danh sách các công việc cần phải chuẩn bị trước khi sử dụng Vacom.

Công việc Ghi chú
1.  Xác định các yêu cầu về quản lý Liệt kê các báo cáo cần phải có hiện tại cũng như trong tương lai. 

Liệt kê quy trình xử lý số liệu.

Việc này là cơ sở tối quan trọng cho việc chúng ta xác định để lên được báo cáo thì các thông tin gì cần phải cập nhật và ngược lại các thông tin nào thì để phục vụ cho báo cáo nào.

2.  Nghiên cứu cách tổ chức và xử lý thông tin của Vacom Việc nắm rõ cách tổ chức và xử lý thông tin của Vacom cùng với việc xác định rõ các yêu cầu về quản lý sẽ giúp cho chúng ta tổ chức thông tin và quy trình xử lý thông tin một cách phù hợp và tiện lợi nhất. 

Ta phải nắm rõ Vacom có các phân hệ nghiệp vụ gì, trong mỗi phân hệ thì có các nghiệp vụ, quy trình cập nhật và xử lý của từng nghiệp vụ như thế nào. Các màn hình nhập liệu thông tin đầu vào có các thông tin gì và chúng được xử lý như thế nào.

Vacom quản lý các đối tượng gì tương ứng với các danh mục  nào.

Xác định rõ các tham số hệ thống và các tham số tuỳ chọn của Vacom được sử dụng như thế nào.

Một phần không kém phần quan trọng là cũng phải làm rõ những thông tin nào được xác định ở phần công việc 1 mà phần mềm không quản lý được, những báo cáo nào mà phần mềm không cung cấp được. Phải xác định xem liệu phần mềm có thể hỗ trợ một phần nào đó để có thể lên được các báo cáo cần thiết không? Phần mềm có thể kết xuất dữ liệu ra EXCEL các thông tin cần thiết phục vụ cho việc xử lý tiếp theo để lên được báo cáo không.

3.  Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin Trên cơ sở kết quả của công việc 1 và 2 ta phải xác định các trường thông tin nào trong Vacom sẽ được sử dụng cho việc quản lý thông tin nào của doanh nghiệp và quy trình xử lý thông tin như thế nào. 

Ta phải xác định những thông tin gì thì được quản lý bằng danh mục tài khoản và tiểu khoản, thông tin gì thì được quản lý bằng danh mục vụ việc…

4.  Xây dựng các danh mục Các danh mục  cần xây dựng gồm có: danh mục đơn vị cơ sở, danh mục tài khoản, tiểu khoản, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục vụ việc (công trình, đề án, hợp đồng…), danh mục kho hàng, danh mục vật tư hàng hoá, danh mục bộ phận kinh doanh, danh mục thuế suất, danh mục TSCĐ… 

Liệt kê danh sách các mục của từng danh mục .

Xác định cách thức mã hoá của từng danh mục . Việc mã hoá như thế nào để đảm bảo phục vụ được công tác quản lý, lên được các báo cáo cần thiết đồng thời dễ nhớ, dễ sử dụng. Việc mã hoá phải được lưu ý đặc biệt trong trường hợp số liệu được cập nhật ở nhiều nơi và sau đó được gửi và copy vào một cơ sở dữ liệu trung tâm.

Xác định cách thức phân loại, phân nhóm các danh mục  để lên được các báo cáo quản lý cần thiết. Phân nhóm khách hàng, phân nhóm các nhà cung cấp, phân nhóm danh mục vật tư, danh mục TSCĐ, phân nhóm danh mục vụ việc…

5.  Xác định và khai báo các tham số hệ thống, các tham số tuỳ chọn Khai báo các thông tin chung liên quan đến doanh nghiệp như tên, địa chỉ, mã số thuế… 

Khai báo số chữ số thập phân được hiện ở các trường số lượng, đơn giá, tiền ngoại tệ…

Xác định định kỳ lưu trữ số liệu.

6.  Khai báo thông tin về ngày bắt đầu của năm tài chính Thông thường là ngày 1/1 nhưng có thể là ngày bắt kỳ trong năm tùy đặc thù của doanh nghiệp
7.  Khai báo thông tin về ngày tính số dư đầu kỳ Các số dư của tài khoản, của khách hàng, số tồn kho được nhập vào chương trình là số dư của ngày nào
8.  Xác định số dư đầu kỳ, các số phát sinh luỹ kế Xác định số dư đầu kỳ của các tài khoản, tiểu khoản. 

Xác định số dư đầu kỳ của các khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ khác.

Xác định số tồn kho và số dư đầu kỳ của các mặt hàng, vật tư và thành phẩm.

Xác định số liệu liên quan đến TSCĐ: nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị khấu hao…

Xác định các số phát sinh luỹ kế của các tiểu khoản, của các vụ việc đối với các doanh nghiệp có sử dụng các báo cáo liên quan đến các số phát sinh lũy kế.

9.  Xác định danh sách từng người sử dụng Vacom, công việc và phân quyền truy nhập Lên danh sách các người sử dụng, quy định tên truy nhập chương trình và phân quyền truy nhập vào các chức năng cần thiết trong chương trình.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Categories

%d bloggers like this: